Conditions d'utilisation

Dernière mise à jour : 11 octobre 2026

Ces conditions forment le contrat entre Groupe Gestion MAA (NEQ 1182555509, 2736, chemin Saint-Henri, Mascouche (Québec) J7K 3C3) (« nous ») et l'entreprise qui s'abonne à MAA Gestion (l'« entreprise cliente »). L'utilisation du logiciel lui-même est aussi régie par le contrat de licence d'utilisateur final, et le traitement des renseignements personnels par la politique de confidentialité.

1. Acceptation

En s'abonnant, en activant une clé de licence ou en utilisant MAA Gestion (le logiciel de bureau, l'application mobile et les services en ligne associés, ensemble le « service »), l'entreprise cliente accepte ces conditions. La personne qui les accepte déclare avoir le pouvoir de lier l'entreprise cliente.

2. Service réservé aux entreprises

Le service est offert exclusivement aux entreprises, travailleurs autonomes et organismes, pour les besoins de leurs activités. Il n'est pas offert aux consommateurs pour un usage personnel, familial ou domestique.

Pour le moment, le service est vendu au Canada seulement : l'entreprise cliente doit être établie au Canada et l'adresse de facturation doit y être située.

3. Abonnement, durée et renouvellement automatique

• L'abonnement est conclu pour la durée indiquée dans la soumission ou la facture (mensuelle ou annuelle, selon l'entente), pour les modules et le nombre d'utilisateurs qui y sont prévus.
• À la fin de chaque période, l'abonnement se renouvelle automatiquement pour une période de même durée, aux prix alors en vigueur, sauf si l'une des parties avise l'autre par écrit de son intention de ne pas le renouveler au moins 30 jours avant la fin de la période en cours.
• Nous rappelons le renouvellement d'un abonnement annuel par courriel au moins 30 jours avant son échéance.
• Des modules ou utilisateurs peuvent être ajoutés en cours de période; ils sont facturés au prorata.

4. Prix, paiement et taxes

• Les prix sont en dollars canadiens et excluent les taxes (TPS et TVQ), qui s'ajoutent à la facture.
• Les factures sont payables à l'avance pour chaque période, au plus tard 30 jours après leur date, par carte de crédit, carte de débit, virement Interac ou dépôt direct.
• Nous pouvons modifier nos prix pour une période future en donnant un préavis écrit d'au moins 30 jours. Le nouveau prix s'applique au renouvellement suivant.
• Les fonctions d'intelligence artificielle et de cartes sont incluses dans l'abonnement (voir l'article 10.1).

5. Politique de remboursement

Lors d'un premier abonnement, l'entreprise cliente peut l'annuler dans les 14 jours suivant son début et obtenir le remboursement complet des sommes versées pour cet abonnement. Passé ce délai, les sommes payées pour une période commencée ne sont pas remboursables, sauf si la loi l'exige ou si nous résilions l'abonnement sans faute de l'entreprise cliente, auquel cas nous remboursons la portion non utilisée.

6. Retard de paiement et suspension

Si un paiement échoue ou qu'une facture demeure impayée à son échéance, nous en avisons l'entreprise cliente par écrit (courriel). Si la somme n'est pas payée dans un délai de grâce de 7 jours suivant l'échéance, l'accès au service est suspendu. Pendant la suspension, les données de l'entreprise cliente sont conservées et ne sont pas supprimées; l'accès est rétabli dès le paiement reçu. Si la suspension dure plus de 60 jours, nous pouvons résilier l'abonnement; l'article 8 s'applique alors.

7. Comptes, utilisateurs et données

• L'entreprise cliente gère ses utilisateurs et leurs droits d'accès. Elle est responsable des gestes posés avec ses comptes et de la confidentialité des mots de passe et des clés de licence.
• Les données inscrites dans le logiciel appartiennent à l'entreprise cliente. Elle est responsable de leur exactitude, de leur légalité et, lorsque la loi l'exige, du consentement des personnes concernées (employés, clients, fournisseurs).
• Nous traitons ces données uniquement pour fournir le service, pour le compte de l'entreprise cliente, conformément à la politique de confidentialité. Nous ne les utilisons pas à d'autres fins.
• Le logiciel offre des sauvegardes et une exportation des données; l'entreprise cliente demeure responsable de conserver les copies dont elle a besoin pour ses obligations (par exemple fiscales).

7.1 Entente de mandataire

Pour les renseignements personnels que vous inscrivez au sujet de vos clients, employés et autres personnes, nous agissons comme votre mandataire. Nos engagements (usage limité, mesures de sécurité, sous-traitants, avis d'incident, transmission des demandes des personnes, destruction en fin de contrat, vérification) sont décrits à l'annexe A, qui fait partie des présentes conditions.

7.2 Courriels envoyés à vos clients

Les factures et les messages liés à un dossier en cours partent au nom de votre entreprise, avec son adresse postale et ses coordonnées. Un message commercial (offre, promotion, nouvelle) ne doit être envoyé qu'à un client qui y a consenti ou avec qui votre entreprise a une relation d'affaires reconnue par la Loi canadienne anti-pourriel (par exemple un achat dans les deux dernières années). Le logiciel y ajoute un lien de désabonnement et refuse tout nouveau message commercial à une personne désabonnée. Votre entreprise demeure responsable du contenu et du consentement.

7.3 Suppression d'un compte d'utilisateur

Quand une personne supprime son compte, son courriel est remplacé par « utilisateur supprimé » dans l'historique de votre entreprise (journal des modifications, courriels envoyés, factures, achats, auteur des notes) et ses messages de clavardage sont effacés. Les données de votre entreprise elles-mêmes ne sont pas supprimées.

7.4 Pointage avec localisation

L'option « pointage avec localisation » est désactivée par défaut. En l'activant, votre entreprise déclare avoir un motif raisonnable de vérifier la présence de ses employés au lieu de travail au moment du pointage, et s'engage :

• (a) à en informer chaque employé par écrit, avant l'activation et à chaque changement des réglages, au moyen de l'avis fourni dans le logiciel ou d'un avis équivalent;
• (b) à n'utiliser les résultats (« sur le site », « hors site », distance) qu'à cette fin, et à ne prendre aucune décision à l'égard d'un employé sur la seule foi d'un résultat « hors site » ou « localisation non fournie », la position d'un téléphone n'étant qu'indicative;
• (c) à répondre aux demandes d'accès, de rectification et de suppression de ses employés;
• (d) à choisir une durée de conservation des coordonnées aussi courte que possible (30 jours au plus) et à désactiver l'option dès qu'elle n'est plus nécessaire;
• (e) à ne pas exiger la localisation pour pointer sans y être autorisée par la loi applicable.

MAA Gestion agit comme mandataire : la fonction ne relève la position qu'au moment du pointage, jamais en arrière-plan; les coordonnées sont effacées automatiquement à l'échéance choisie ou dès la désactivation; MAA Gestion n'en fait aucun autre usage. Votre entreprise est seule responsable de la conformité de l'activation et de l'usage des résultats aux lois sur la protection des renseignements personnels et au droit du travail.

8. Données à la fin du contrat

À la fin de l'abonnement, quelle qu'en soit la cause, l'entreprise cliente dispose de 30 jours pour exporter ses données (fonction « Exporter toutes mes données » ou sur demande). Au terme de la période de conservation de 90 jours suivant la fin de l'abonnement, les données de l'entreprise cliente sont détruites de façon définitive, y compris des sauvegardes à leur expiration, sauf ce que la loi nous oblige à conserver (par exemple nos propres documents de facturation).

9. Utilisation acceptable

L'entreprise cliente et ses utilisateurs s'engagent à ne pas :

• utiliser le service en contravention d'une loi, notamment les lois sur la protection des renseignements personnels, la fiscalité ou les normes du travail;
• inscrire des renseignements sans en avoir le droit, ou des contenus illicites ou malveillants;
• contourner les mécanismes de licence, d'authentification, de sécurité ou d'isolation des données, ou tenter d'accéder aux données d'une autre entreprise;
• partager une clé de licence ou un compte à l'extérieur de l'entreprise cliente, ou dépasser le nombre d'utilisateurs prévu;
• surcharger volontairement le service, le soumettre à des tests d'intrusion sans autorisation écrite, ou en extraire les données de façon automatisée autrement que par les fonctions prévues;
• revendre ou mettre le service à la disposition de tiers sans entente écrite.

Nous pouvons suspendre un compte qui enfreint ces règles lorsque c'est nécessaire pour protéger le service ou d'autres clients, en avisant l'entreprise cliente dès que possible.

10. Services tiers

Certaines fonctions optionnelles (saisie par IA, itinéraires, synchronisation QuickBooks) dépendent de services tiers. Intuit QuickBooks ne reçoit des renseignements que si l'entreprise cliente connecte elle-même son compte, selon ses propres conditions avec Intuit. Leur utilisation est aussi régie par les conditions de ces fournisseurs. Nous ne sommes pas responsables de la disponibilité ni des changements de ces services, mais nous faisons des efforts raisonnables pour adapter le logiciel.

10.1 Fonctions d'intelligence artificielle et de cartes

La lecture des reçus, les notes vocales et l'importation Excel assistées par IA, ainsi que les suggestions d'adresse et les itinéraires, sont incluses dans votre abonnement. Les documents, enregistrements ou adresses que l'utilisateur choisit d'envoyer passent par nos serveurs (Canada), qui les transmettent sans les conserver à Anthropic (lecture par IA), à OpenAI (transcription des notes vocales) ou à Google Maps Platform (adresses et itinéraires), aux États-Unis, en vertu des ententes que nous avons conclues avec ces fournisseurs (aucune utilisation pour l'entraînement de leurs modèles). La carte affichée dans l'onglet Itinéraire est chargée directement depuis Google par l'ordinateur : Google reçoit alors son adresse IP et le secteur de carte consulté, mais pas les adresses saisies. Rien n'est envoyé à l'IA sans le consentement explicite de l'utilisateur, qu'il peut retirer en tout temps dans les paramètres. Les propositions de l'IA sont toujours vérifiées et confirmées par l'utilisateur. Chaque licence dispose d'un nombre d'utilisations par mois, indiqué dans les paramètres; nous pouvons l'ajuster sur demande.

11. Disponibilité, mises à jour et soutien

Nous mettons des efforts raisonnables pour assurer la disponibilité et le bon fonctionnement du service, sans garantir une disponibilité ininterrompue. Des interruptions peuvent survenir pour l'entretien, les mises à jour ou des causes hors de notre contrôle. Les mises à jour du logiciel s'installent automatiquement. Le soutien est offert en français par courriel (voir la page Soutien).

12. Propriété intellectuelle

Le logiciel, le site et leur contenu demeurent notre propriété. L'abonnement confère seulement le droit d'utilisation décrit dans le contrat de licence. Les suggestions qu'une entreprise cliente nous transmet peuvent être intégrées au logiciel sans obligation envers elle.

13. Garanties

Sous réserve de la loi, le service est fourni « tel quel ». Nous ne garantissons pas qu'il conviendra à un usage particulier ni qu'il sera exempt d'erreurs. Les calculs du logiciel (taxes, paie, rentabilité, etc.) sont des outils d'aide : l'entreprise cliente demeure responsable de les vérifier et de ses déclarations auprès des autorités.

14. Limitation de responsabilité

Dans la mesure permise par la loi, l'éditeur du logiciel ne pourra être tenu responsable des dommages indirects, accessoires ou consécutifs découlant de l'utilisation du logiciel, notamment la perte de profits, de revenus ou de données. Dans tous les cas, notre responsabilité totale se limite aux sommes payées par l'entreprise cliente pour le service au cours des 12 mois précédant l'événement. Ces limites ne s'appliquent pas au préjudice causé par une faute intentionnelle ou lourde, ni au préjudice corporel ou moral.

15. Résiliation

Chaque partie peut résilier l'abonnement si l'autre manque gravement à ces conditions et n'y remédie pas dans les 30 jours suivant un avis écrit. L'entreprise cliente peut aussi mettre fin au renouvellement comme prévu à l'article 3. L'article 8 s'applique à toute fin de contrat.

16. Modifications des conditions

Nous pouvons modifier ces conditions. Nous transmettons un avis écrit (courriel ou avis dans le logiciel) au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur d'une modification importante, en indiquant clairement ce qui change. Si l'entreprise cliente refuse la modification, elle peut mettre fin à l'abonnement avant son entrée en vigueur et obtenir le remboursement de la portion non utilisée de la période payée.

17. Droit applicable et tribunaux

Ces conditions sont régies par les lois du Québec et les lois du Canada qui s'y appliquent. Tout litige relève des tribunaux compétents du Québec. Les parties s'engagent d'abord à tenter de régler un différend de bonne foi, par la discussion.

18. Dispositions générales

Ces conditions, la soumission ou la facture, le contrat de licence et la politique de confidentialité constituent l'entente complète entre les parties. Si une disposition est jugée invalide, les autres demeurent en vigueur. Les parties ont voulu que ces conditions soient rédigées en français.

19. Nous joindre

Pour toute question concernant ces conditions : mathieuh@ggestionmaa.com.

Annexe A : Traitement des renseignements personnels

Pour les renseignements personnels que votre entreprise inscrit dans le logiciel au sujet de ses clients, employés, fournisseurs et autres personnes, votre entreprise demeure responsable de ces renseignements au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), et nous agissons comme son mandataire (art. 18.3). À ce titre, nous nous engageons à :

a) n'utiliser ces renseignements que pour fournir, sécuriser et soutenir le logiciel, selon les choix et les instructions de votre entreprise, et jamais à nos propres fins (ni vente, ni publicité, ni entraînement de modèles d'intelligence artificielle);

b) protéger leur confidentialité : base de données hébergée au Canada (Montréal), communications chiffrées, isolement des données par licence, accès de notre personnel limité au soutien demandé et au maintien du service, sous engagement de confidentialité;

c) ne les communiquer qu'aux sous-traitants nécessaires au service, tenus à des obligations de protection équivalentes : Supabase (hébergement, Canada), Resend (envoi des courriels que votre entreprise demande, États-Unis), Stripe (paiement de l'abonnement, États-Unis) et, seulement pour les documents, adresses ou enregistrements que l'utilisateur choisit d'envoyer aux fonctions d'intelligence artificielle et de cartes, Anthropic, OpenAI et Google Maps Platform (États-Unis), avec lesquels nous avons nos propres ententes. Intuit QuickBooks ne reçoit des renseignements que si votre entreprise connecte elle-même son compte, selon ses propres conditions avec Intuit. Tout nouveau sous-traitant est annoncé dans la politique de confidentialité au moins 30 jours avant d'être utilisé;

d) aviser votre entreprise avec diligence, et au plus tard 72 heures après en avoir pris connaissance, de tout incident de confidentialité ou de toute tentative de manquement touchant ses renseignements, lui fournir l'information utile pour évaluer le risque de préjudice et aviser au besoin la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées, et collaborer aux mesures correctives;

e) transmettre à votre entreprise, dans les 5 jours ouvrables, toute demande d'accès, de rectification ou de suppression que nous recevons d'une personne dont elle a inscrit les renseignements, et l'aider à y répondre (exportation, correction, suppression d'une fiche);

f) à la fin de l'abonnement, conserver les données 90 jours pour permettre leur exportation, puis les détruire de façon sécuritaire (y compris le journal des modifications, les copies de sauvegarde du logiciel et les PDF des factures); les copies de sauvegarde de notre hébergeur disparaissent à la fin de leur cycle;

g) permettre à votre entreprise de vérifier le respect de ces engagements, sur demande écrite raisonnable, en lui remettant l'information pertinente (politiques, liste des sous-traitants, inscriptions du registre des incidents qui la concernent).

Votre entreprise demeure responsable d'informer ses clients et ses employés de la collecte de leurs renseignements et d'obtenir les consentements requis, de ne pas inscrire de renseignements inutiles (par exemple un numéro d'assurance sociale ou des renseignements de santé dans les notes) et de respecter la Loi canadienne anti-pourriel pour les messages commerciaux qu'elle envoie à ses clients au moyen du logiciel.

Si votre entreprise active l'option « pointage avec localisation », elle respecte en outre les engagements de l'article 7.4.