Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 11 octobre 2026

Cette politique explique quels renseignements personnels MAA Gestion traite, pourquoi, avec qui ils sont partagés, combien de temps ils sont conservés et comment exercer vos droits. Elle est rédigée pour respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (modifiée par la Loi 25) et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada.

1. Qui nous sommes

MAA Gestion (le « logiciel ») comprend un logiciel de bureau pour Windows, une application mobile et ce site Web. Il est édité par Groupe Gestion MAA, entreprise immatriculée au Québec (NEQ 1182555509), dont l'adresse est 2736, chemin Saint-Henri, Mascouche (Québec) J7K 3C3 (« nous »).

MAA Gestion est un logiciel pour entreprises. Nos clients sont des entreprises (l'« entreprise cliente »), qui y inscrivent les renseignements de leurs employés, de leurs clients et de leurs fournisseurs. Nous jouons donc deux rôles :

• Pour les données que l'entreprise cliente inscrit dans le logiciel, l'entreprise cliente demeure responsable de ces renseignements (elle décide de ce qu'elle y inscrit et pourquoi). Nous les traitons pour son compte, comme prestataire de services (mandataire), uniquement pour lui fournir le logiciel, selon ses instructions et notre contrat.
• Pour les renseignements nécessaires à la gestion de nos propres relations d'affaires (compte de connexion, licence, facturation, soutien, correspondance), nous sommes responsables de ces renseignements.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Écrivez à cette personne pour toute question sur cette politique, pour exercer vos droits ou pour signaler un incident.

3. Renseignements que nous traitons

3.1 Compte et licence

• Courriel de connexion et mot de passe (le mot de passe est conservé sous forme chiffrée irréversible par notre fournisseur d'authentification; nous ne le voyons jamais);
• Licence à laquelle le compte est rattaché, rôle (administrateur, membre) et droits d'accès;
• Données de session : nom de l'appareil, date de dernière activité (une seule session active par compte);
• Journal des modifications : qui a créé, modifié ou supprimé une donnée, et quand;
• Renseignements de facturation de l'entreprise cliente (nom, personne-ressource, adresse, montants facturés).

3.2 Données inscrites par l'entreprise cliente

Selon les modules utilisés, l'entreprise cliente peut inscrire :

• Clients et fournisseurs : nom, coordonnées, adresse, notes, revenus, dépenses, comptes à recevoir et renseignements comptables;
• Employés : nom, téléphone, courriel, poste, date d'embauche, numéro de paie, type et taux de rémunération, heures travaillées (feuilles de temps), paies versées, échéances (par exemple l'expiration d'un permis de conduire ou d'un certificat) et notes;
• Véhicules et déplacements : immatriculation, numéro d'identification (NIV), kilométrage, destinations, buts et distances des déplacements;
• Adresses saisies pour les itinéraires et les courses;
• Inventaire, projets, tâches, calendrier, entretiens et autres données de gestion.

3.3 Photos de reçus et notes vocales (optionnel)

Si un utilisateur choisit la saisie assistée par intelligence artificielle, la photo ou le PDF d'un reçu, ou l'enregistrement d'une note vocale, est transmis au service d'IA pour être lu. Ces documents peuvent contenir des renseignements personnels (nom, adresse, numéro de carte partiel). Les données de localisation (GPS) d'une photo sont retirées avant l'envoi lorsque c'est possible. Seule la transaction que l'utilisateur vérifie et confirme est enregistrée dans MAA Gestion; la photo et l'enregistrement eux-mêmes ne sont pas conservés sur nos serveurs.

3.4 Données QuickBooks (optionnel)

Si l'entreprise cliente connecte son compte QuickBooks Online, certaines données comptables sont échangées. Voir la section 14.

3.5 Ce site Web

Ce site n'utilise aucun témoin (cookie), aucun outil de mesure d'audience et aucun traceur publicitaire. Notre hébergeur (GitHub Pages) peut journaliser des renseignements techniques (adresse IP, navigateur) pour la sécurité et le fonctionnement du service. La page Téléchargement interroge GitHub pour afficher le numéro de la dernière version. Le formulaire de soumission de la page Tarifs n'envoie rien lui-même : il prépare un courriel dans votre propre messagerie, que vous choisissez d'envoyer ou non.

3.6 Employés de nos entreprises clientes

Les heures, les quarts, les trajets et kilomètres saisis à la main et les approbations de feuilles de temps sont visibles des gestionnaires de l'entreprise qui emploie la personne, pour la paie et la facturation. Les photos de reçus sont débarrassées de leurs coordonnées GPS.

3.7 Pointage avec localisation (option)

L'application mobile ne demande pas l'accès à votre position, sauf si votre employeur a activé l'option « pointage avec localisation », désactivée par défaut. Dans ce cas, et seulement au moment où vous pointez votre entrée ou votre sortie, l'application relève une position approximative (arrondie à environ 10 m, jamais en arrière-plan, jamais entre deux pointages) pour indiquer à votre employeur si le pointage a eu lieu au lieu de travail prévu (« sur le site » ou « hors site », avec la distance). Avant le premier pointage, l'application vous présente un avis que vous confirmez avoir lu; votre employeur doit aussi vous avoir informé par écrit. Vous pouvez refuser l'accès à la position dans votre téléphone : le pointage fonctionne quand même et porte la mention « localisation non fournie » (sauf si votre employeur a choisi de l'exiger, auquel cas un gestionnaire peut saisir vos heures sur l'ordinateur). Les coordonnées sont effacées automatiquement au plus tard 30 jours après le pointage; le résultat « sur le site / hors site » reste avec la fiche d'heures. Ces données sont hébergées au Canada (Montréal), visibles des administrateurs et gestionnaires de votre employeur (et, s'il l'a choisi, de la personne qui approuve vos heures) et ne sont jamais utilisées par MAA Gestion pour son propre compte ni incluses dans les exports de paie.

3.8 Courriels reçus d'une entreprise qui utilise MAA Gestion

Les factures et messages qu'une entreprise cliente vous envoie par MAA Gestion partent en son nom; elle est responsable de leur contenu. Chaque message commercial contient un lien de désabonnement : un clic suffit, et l'entreprise ne peut plus vous envoyer de message commercial par MAA Gestion. Vous pouvez aussi lui répondre directement.

4. Pourquoi nous utilisons ces renseignements

• Fournir le logiciel, synchroniser les données entre les ordinateurs et les téléphones de l'entreprise cliente et en assurer le fonctionnement;
• Authentifier les utilisateurs, gérer les licences, les rôles et les accès;
• Offrir les fonctions optionnelles demandées (lecture de reçus, transcription de notes vocales, itinéraires, synchronisation QuickBooks);
• Assurer la sécurité, prévenir la fraude et l'utilisation non autorisée, et enquêter sur les incidents;
• Répondre aux demandes de soutien et communiquer avec nos clients au sujet de leur compte;
• Facturer nos services et respecter nos obligations légales (fiscales, comptables).

Nous ne vendons aucun renseignement personnel. Nous n'utilisons pas les données inscrites dans le logiciel à des fins publicitaires, de profilage ou d'entraînement de modèles d'intelligence artificielle. Aucune décision n'est prise à votre sujet de façon exclusivement automatisée : les propositions de l'IA sont toujours vérifiées et confirmées par l'utilisateur.

5. Consentement

Nous traitons vos renseignements avec votre consentement, ou lorsque la loi le permet sans consentement (par exemple, lorsque c'est nécessaire pour exécuter le contrat avec l'entreprise cliente ou pour un prestataire de services agissant pour son compte).

• L'entreprise cliente est responsable d'informer ses employés, clients et fournisseurs, et d'obtenir leur consentement lorsque la loi l'exige, avant d'inscrire leurs renseignements dans le logiciel. Un modèle d'avis aux employés est offert.
• La saisie par IA exige un consentement explicite, demandé dans le logiciel avant le premier envoi. Vous pouvez le retirer en tout temps (logiciel : Paramètres › IA › Saisie par IA). Si vous refusez, rien n'est envoyé et la saisie manuelle reste disponible.
• La connexion à QuickBooks exige une autorisation explicite donnée directement auprès d'Intuit, que vous pouvez révoquer en tout temps.

6. Fournisseurs de services et communication à l'extérieur du Québec

Nous faisons appel aux fournisseurs suivants. La base de données principale (Supabase), qui contient les données du compte et de l'entreprise cliente, est hébergée au Canada, à Montréal (région ca-central-1). Les autres fournisseurs énumérés ci-dessous (Anthropic, OpenAI, Google Maps, Intuit, Resend, Stripe et GitHub) traitent ou hébergent des renseignements à l'extérieur du Québec et du Canada, notamment aux États-Unis, où ils peuvent être soumis aux lois locales (y compris l'accès par des autorités). Avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec, nous avons réalisé une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) tenant compte de la sensibilité des renseignements, des fins, des mesures de protection (chiffrement, contrats) et du régime juridique applicable. Chaque fournisseur est lié par une entente écrite ou par des conditions qui l'obligent à protéger les renseignements et à ne les utiliser que pour le service rendu.

Les fonctions d'IA et de cartes passent par nos serveurs, qui transmettent sans les conserver le document, l'enregistrement ou l'adresse à Anthropic, OpenAI ou Google Maps Platform (États-Unis) en vertu de nos propres ententes avec eux (aucune utilisation pour l'entraînement). Rien n'est envoyé à l'IA sans consentement explicite. Seules les données nécessaires à la fonction demandée sont transmises. L'application mobile est distribuée par Google Play et l'App Store, qui traitent certains renseignements selon leurs propres politiques.

Nous pouvons aussi communiquer des renseignements lorsque la loi l'exige (par exemple, en réponse à une ordonnance d'un tribunal) ou, avec les protections prévues par la loi, dans le cadre d'une transaction commerciale (vente ou fusion de l'entreprise).

7. Conservation et destruction

• Données de l'entreprise cliente : conservées tant que l'abonnement est actif. À la fin de l'abonnement, l'entreprise cliente dispose d'une période pour exporter ses données, puis elles sont détruites au plus tard 90 jours après la fin de l'abonnement (voir les conditions d'utilisation).
• Compte de connexion : détruit lorsque l'utilisateur supprime son compte (voir Supprimer mon compte) ou lorsque les données de l'entreprise cliente sont détruites.
• Suppression de votre compte : votre courriel est retiré de l'historique de l'entreprise (remplacé par « utilisateur supprimé ») et vos messages de clavardage sont effacés.
• Journal des modifications et journal des courriels envoyés : 24 mois, puis supprimés automatiquement. Le journal des pièces fiscales (factures, revenus, dépenses, paies) est gardé jusqu'à la fin de la 6e année qui suit, comme l'exigent les lois fiscales.
• Journal technique des sessions : 30 jours. Adresse IP des tentatives de clé de licence : 24 heures.
• Copies de sauvegarde dans le logiciel : les 30 plus récentes par entreprise, détruites avec ses données.
• Sauvegardes de notre hébergeur : 7 jours; une donnée supprimée disparaît de ces sauvegardes à la fin de ce cycle.
• Copies de sécurité de nuit : chiffrées avant l'envoi et conservées 90 jours chez GitHub (États-Unis), puis supprimées automatiquement; une donnée supprimée disparaît de ces copies au plus tard 90 jours après.
• Liste des personnes désabonnées des messages commerciaux : conservée tant que l'entreprise qui envoie est abonnée, pour respecter leur choix.
• Renseignements de facturation : conservés aussi longtemps que l'exigent les lois fiscales (généralement six ans après l'année visée).
• Correspondance de soutien : conservée seulement le temps nécessaire au traitement de la demande et au suivi du dossier du client, puis supprimée.

La destruction se fait par suppression définitive dans la base de données de production; les copies de sauvegarde sont effacées à leur expiration. Lorsque la loi le permet, des renseignements peuvent plutôt être anonymisés à des fins sérieuses et légitimes.

8. Mesures de sécurité

• Communications chiffrées (HTTPS/TLS) entre les applications, nos serveurs et les fournisseurs;
• Données chiffrées au repos par notre hébergeur;
• Isolation stricte par licence au niveau de la base de données : une entreprise cliente ne peut accéder qu'à ses propres données;
• Rôles et droits d'accès par membre de l'équipe, une seule session active par compte et journal des modifications;
• Les clés de service et secrets des intégrations (par exemple le secret QuickBooks) demeurent côté serveur et ne sont jamais inclus dans les applications;
• Sur le téléphone, les renseignements sensibles (jetons de session, clés d'accès) sont conservés dans le stockage sécurisé du système;
• Minimisation avant l'envoi à l'IA (retrait des données GPS des photos, masquage des courriels et numéros de téléphone dans les exemples Excel);
• Accès du personnel limité à ce qui est nécessaire au soutien et à l'exploitation.

Pour limiter les tentatives de deviner une clé de licence, l'adresse IP d'une tentative est conservée 24 heures, puis effacée. La vérification des mises à jour du logiciel transmet l'adresse IP de l'ordinateur et la version installée à GitHub, qui héberge les fichiers de mise à jour.

Aucune mesure n'offre une sécurité absolue. Protégez vos identifiants et avisez-nous sans délai de toute utilisation non autorisée.

9. Vos droits

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous pouvez :

• Accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
• Les faire rectifier s'ils sont inexacts, incomplets ou équivoques;
• Retirer votre consentement à un traitement (par exemple, désactiver la saisie par IA ou déconnecter QuickBooks);
• Obtenir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité) : un administrateur peut utiliser la fonction « Exporter toutes mes données » du logiciel, ou nous en faire la demande;
• Demander la suppression de votre compte : voir Supprimer mon compte.

Adressez votre demande par écrit au responsable (alexandrepoupart@ggestionmaa.com). Nous pourrons vérifier votre identité avant d'y donner suite, et nous répondrons dans les 30 jours suivant la réception. L'accès est gratuit, sauf des frais raisonnables de transcription ou de transmission, dont nous vous aviserons d'avance.

Si votre demande porte sur des renseignements qu'une entreprise cliente a inscrits dans le logiciel (par exemple, votre dossier d'employé), nous la transmettrons à cette entreprise, qui en est responsable, et nous l'aiderons à y répondre.

10. Plaintes

Pour toute plainte, écrivez d'abord au responsable de la protection des renseignements personnels : nous en accuserons réception et y répondrons par écrit. Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec ou au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, selon le cas.

11. Incidents de confidentialité

Nous tenons un registre des incidents de confidentialité. Si un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous prenons rapidement des mesures pour en réduire les conséquences et nous avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées, comme la loi l'exige. Lorsqu'un incident touche des données que nous traitons pour une entreprise cliente, nous l'avisons sans délai pour qu'elle puisse remplir ses propres obligations.

12. Enfants

MAA Gestion est destiné aux entreprises et à leur personnel. Il ne s'adresse pas aux enfants, et nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de personnes de moins de 14 ans.

13. Témoins et technologies

Ce site n'utilise aucun témoin ni traceur. Les applications conservent localement, sur votre appareil, ce qui est nécessaire pour vous garder connecté et mémoriser vos préférences. Aucune fonction de localisation, d'identification ou de profilage n'est activée à votre insu.

14. Données QuickBooks

La connexion à QuickBooks Online (Intuit) est optionnelle et doit être autorisée par un utilisateur de l'entreprise cliente, directement sur la page d'autorisation d'Intuit. Elle ne donne accès qu'à l'entreprise QuickBooks choisie lors de l'autorisation.

Ce que MAA Gestion lit dans QuickBooks

• Le plan comptable (comptes) et les articles, pour classer les écritures envoyées;
• Les clients (nom et coordonnées), pour les associer aux clients de MAA Gestion ou les importer;
• Les factures et reçus de vente, ainsi que leur statut de paiement, pour importer les revenus et mettre à jour ce qui est payé;
• Le nombre d'autres transactions (factures fournisseurs, dépôts, paiements, écritures de journal, crédits fournisseurs), afin de vous indiquer ce qui n'est pas importé. Leur contenu n'est pas importé.

Ce que MAA Gestion écrit dans QuickBooks

• Les dépenses que vous choisissez de synchroniser (sous forme d'achats);
• Les revenus que vous choisissez de synchroniser (sous forme de factures);
• Les clients nécessaires à ces factures, s'ils n'existent pas déjà.

Jetons d'accès

L'autorisation produit des jetons d'accès, échangés par une fonction serveur (le secret de l'application n'est jamais inclus dans le logiciel). Les jetons sont conservés dans notre base de données, accessibles seulement à la licence de l'entreprise cliente, et servent uniquement à la synchronisation demandée. Nous ne voyons pas votre mot de passe Intuit.

Déconnexion et suppression

Lorsque vous déconnectez QuickBooks (logiciel : Paramètres › QuickBooks › Déconnecter), les jetons sont révoqués auprès d'Intuit et supprimés de notre base de données; la synchronisation s'arrête immédiatement. Vous pouvez aussi révoquer l'accès depuis votre compte Intuit. Les données déjà importées dans MAA Gestion demeurent des données de l'entreprise cliente et suivent les règles de conservation de la section 7; les identifiants QuickBooks associés aux écritures sont conservés pour éviter les doublons si vous reconnectez le compte.

Les données QuickBooks ne sont ni vendues, ni utilisées à des fins publicitaires, ni transmises aux services d'IA, ni utilisées pour une autre fin que la synchronisation demandée par l'entreprise cliente.

15. Modifications de cette politique

Nous pouvons modifier cette politique pour refléter un changement dans nos pratiques ou dans la loi. La date de dernière mise à jour figure en haut de la page. En cas de changement important, nous en aviserons les entreprises clientes par courriel ou dans le logiciel avant son entrée en vigueur.

16. Nous joindre

Responsable de la protection des renseignements personnels : alexandrepoupart@ggestionmaa.com — Groupe Gestion MAA, 2736, chemin Saint-Henri, Mascouche (Québec) J7K 3C3.